Certificado Digital: qué es y qué trámites permite realizar

¿Sabías que el Certificado Digital es clave para agilizar muchos trámites empresariales? En un mundo cada vez más tecnológico, contar con esta herramienta es imprescindible para autenticar documentos, realizar firmas electrónicas y gestionar trámites legales sin necesidad de desplazamientos. Si aún no sabes cómo funciona o qué beneficios puede ofrecer a tu empresa, te invitamos a descubrirlo en este artículo.

La digitalización de trámites financieros en el mundo, y en Chile, ha permitido que los contribuyentes faciliten sus operaciones y optimicen su tiempo. Sin embargo, se necesita una acreditación de tu identificación dentro del sistema digital. Es aquí donde entra el certificado digital o “credencial electrónica”, que sirve como identificación para tus operaciones financieras.

Con la publicación de la Ley 1979 en el 2002, se estableció la regulación a “los documentos electrónicos y sus efectos legales, y la utilización en ellos de una firma electrónica” con el objetivo de garantizar la seguridad en el uso de estos procedimientos. Dentro de ello, se reconoció el certificado digital.

El certificado digital es tu identidad virtual, tal como si fuera tu carnet en las finanzas electrónicas. Con este documento puedes realizar distintos trámites en línea, ya que reconoce tu identidad o la de tu empresa o entidad, mientras que obtienes la garantía de que la información que envías o se recibas sea auténtica y confiable. Así, “este archivo electrónico puede ser mediatizado por correo o en un pendrive para la realización de trámites y transacciones por internet”, según indica el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Pero ¿Dónde obtengo mi certificado digital?

Cómo puedes conseguir el certificado digital

Para obtener este archivo electrónico, debes comprarlo de forma particular, según lo que te ofrezca el mercado de proveedores particulares de certificados digitales, en estos sitios podrás encontrar diferentes precios según el período que lo necesites, ya sea por un año, dos, tres, entre otros. Entre las empresas que ofrecen el servicio y son acreditadas por el SII para fines tributarios, destacan:

• Acepta.com o Sovos.com
• E-CertChile (Cámara de Comercio de Santiago)
• Firma.cl
• Certinet.cl
• Firmadox.cl
• FirmaYa- IDOK
• Abancert.cl
• Firmaschile.cl BMC Pro
• E-Digital

Por otro lado, también existe la posibilidad de que ciertas entidades financieras te ofrezcan ciertas facilidades según sus convenios con empresas que vendan certificados digitales y el tipo de operación que lleves a cabo.

Trámites que puedes realizar con el certificado digital

Existen diferentes trámites financieros en los que como contribuyente puedes utilizar este documento, como, por ejemplo:

1. Firmar electrónicamente los documentos tributarios, dándoles mayor autenticidad: Tales como contratos, facturas, declaraciones, entre otros. Este aspecto es crucial si estas considerando realizar factoring para tu empresa.

2. Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas: Ya sean públicas o privadas, puedes utilizar el documento. 

3. Realizar consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio web del SII: Se trata de trámites tributarios, como la declaración de impuestos, consulta de deudas, entre otros.

4. Ingresar e inscribirse en uno de los dos sistemas de facturación electrónica: Para la emisión de facturas, puedes optar por acceder al Sistema de Facturación Gratuito del SII, o bien, un Sistema de Facturación propio o del mercado. 

Sobre este último punto es importante que sepas que uno de los usos más frecuentes de este certificado es para que los contribuyentes puedan emitir sus facturas electrónicas, esta operación se puede realizar desde el SII o desde una empresa particular. 

Certificado digital para facturas electrónicas

Como se mencionó antes, existen dos alternativas para emitir facturas electrónicas, la forma gratuita a través del SII y la manera propia, donde ambos sistemas permiten a los contribuyentes operar con facturas electrónicas y cumplir la normativa vigente.

En el caso de que lo realices a través del SII, su mayor ventaja es que es gratuito, por lo que puede ser ideal para empresas pequeñas, pero su software puede variar con respecto a otros del mercado. Dentro de esta opción puedes encontrar el siguiente sistema de facturación:

Y, por último, recuerda que también lo puedes realizar con opciones que hay en el mercado. La facturación electrónica conlleva diversos beneficios, como el ahorro de tiempo, mejor almacenamiento, llevar mejor control de los documentos emitidos por la empresa y disminuir errores en procesos. Además, si deseas consultar la validez de una factura, esto puede realizarse de forma rápida y sencilla a través de la página web del SII.