Facturas: Qué deben tener y por qué son electrónicas

Las facturas forman parte del día a día como la garantía de una transacción, estas presentan característica específicas para cumplir con esta legalidad. Es por eso que en el siguiente artículo podrás encontrar más información sobre cómo identificar una factura falsa y de qué forma se tramitan las facturas en el mercado

Cuando compramos o vendemos algo es nuestro deber recibir o emitir la garantía de aquella transacción, según corresponda; y es que, se necesita un documento que acredite el movimiento financiero que se está realizando, el detalle el cobro del servicio o producto y que especifique los impuestos que se están agregando. Por esta finalidad se emiten las boletas para personas naturales, y las facturas para las empresas. 

Las empresas contribuyentes son quienes deben emitir las facturas, según lo indica el Servicio de Impuestos Internos (SII). Para ello, deben tener vigente su trámite de inicio de actividades, pagar el IVA (en caso de que la factura lo contemple) y no hayan sido acusadas de delitos tributarios. En palabras más técnicas: 

• Las empresas obligadas a llevar una contabilidad de sus operaciones relacionadas a otros particulares, conforme los requisitos detallados en la
  Resolución 551 de 1975 y la Resolución 1496, de 1976.
• Por las ventas y prestaciones de servicios gravados con IVA que realicen contribuyentes, que se disponen en las siguientes Resoluciones, 42, 54, 150 y Resolución 78

Qué debe tener una factura

Para la emisión correcta de una factura, es necesario que contemples los requisitos que ha establecido la ley chilena para que esta sea totalmente válida, donde se aclara que debe contar con los siguientes datos: 

• La fecha de emisión y datos de identificación del comprador: nombre o razón social, RUT, domicilio, comuna, giro del negocio y teléfono.
• Detalle de los productos o servicios, su precio unitario y el monto de la operación. 
• Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto, cuando corresponda. 
• Mostrar las condiciones de venta: al contado, al crédito, mercadería puesta en bodega del vendedor o del comprador, etc.

Además, si la transacción requiere un despacho, a la factura se le agregará el número y fecha de la guía de despacho, la patente del vehículo destinado al transporte de carga, en el que se realizará el traslado, aunque la operación constituya o no venta. Y en el caso de las facturas emitidas por empresas expendedoras de combustibles deberán indicar la patente del vehículo en el que se está cargando el combustible. 

Por otro lado, una factura falsa es aquella que “falta a la verdad o a la realidad de los datos contenidos en ella. La falsedad puede ser de tipo material, tales como indicar un nombre, domicilio, RUT o actividad económica inexistente, o bien registrar una operación inexistente, entre otras". Por esto, es muy importante que seas minucioso con revisar y corroborar los datos que se presenten en este documento, ya seas emisor o receptor de la misma. 

Por otro lado, con la modernización de las finanzas, este documento también se adaptó para ser digitalizado, actualmente siendo la factura electrónica la que se utiliza en el mundo de los negocios, dejando atrás la factura tradicional en papel. 

Las facturas electrónicas

Desde 2014, con la Ley de Facturas Electrónicas las facturas pasaron a ser "un documento digital que tiene validez legal tributaria como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes", la que principalmente establece que solo existen algunas excepciones para optar por la factura tradicional, tales como: desarrollar la actividad económica sin cobertura de datos móviles o fijos, no tener acceso al suministro eléctrico o que el área sea decretada como zona de catástrofe (conforme a la Leyº16.282). 

De esta forma las facturas, liquidaciones facturas, notas de débito y notas de crédito, deben ser electrónicas para los contribuyentes. Por esto, para emitir tus facturas electrónicas, tu empresa puede optar por dos opciones según tus necesidades:

1. Sistema de Facturación Gratuito del SII: El SII te ofrece un sistema gratuito de facturación electrónica, el que permite la emisión de tus documentos tributarios.

2. Sistema de Facturación Propio o de Mercado: Como contribuyente, puedes adquirir en el mercado un software que te permita operar con factura electrónica o puedes desarrollar un software propio.

Cualquiera sea tu forma de operar, la factura electrónica te ofrece distintos beneficios, entre ellos:

• Ahorro de tiempo y dinero.
• Elimina el riesgo de pérdida de documentos.
• Permite almacenar documentos tributarios electrónicos (DTE's) digitalmente.
• Permite realizar cesión de facturas en forma simple y en línea (factoring).
• Mejora la rapidez y confiabilidad de su proceso de facturación.
• Mejora la imagen de credibilidad y transparencia de su empresa.
• Permite diferir el pago del IVA por internet del día 12 al 20 de cada mes.
• Exime de la obligación de timbrar las facturas y otros documentos tributarios en las oficinas del SII.
  
  

Factorizar con facturas en formato XML

Así como el lenguaje humano tiene sus códigos e interpretaciones, dentro del lenguaje digital también existen ciertos modelos que ayudan a cifrar y entender la información. Como en el caso de los archivos XML, los que a simple vista parecen una combinación extraña de letras, signos y números, pero en realidad son una herramienta fundamental para el intercambio de información entre distintos sistemas informáticos, especialmente en el ámbito tributario y contable.

En el caso del factoring, los XML son utilizados para transmitir la información de las facturas electrónicas a la entidad financiera. Así, permiten una comunicación más eficiente y segura entre las empresas y las entidades de factoring. Es decir, a través de estos archivos, las empresas pueden enviar sus facturas electrónicas de manera rápida y automatizada, evitando errores y agilizando el proceso de facturación.

Específicamente, los formatos XML permiten:

• Contener toda la información necesaria para realizar el análisis y la evaluación de las facturas por parte de las entidades de factoring.
• Verificar la validez y autenticidad de las facturas electrónicas, a través de datos como el rut del emisor de la factura, el número de folio, la fecha de emisión, entre otros, que permiten asegurar que la factura sea legítima y no haya sido modificada.
• Contener información detallada sobre los montos y conceptos facturados, lo que facilita el análisis crediticio por parte de las entidades financieras. Así se pueden evaluar la calidad de los deudores, la antigüedad de las deudas y otros indicadores relevantes para determinar el riesgo asociado a las facturas, lo que permite establecer el monto y las condiciones del financiamiento a través de factoring.

De esta manera, los archivos XML son una herramienta crucial en el proceso de factoring en Chile, lo que te ofrece una comunicación eficiente y segura entre tu empresa y la entidad financiera, agilizando el proceso y facilitando el análisis crediticio. Por esto, el factoring se ha convertido en una alternativa atractiva de financiamiento para las empresas chilenas, que pueden obtener liquidez de forma rápida y flexible.

Tal como el caso de AutoFactoring de Factoring Security, una plataforma 100% online y de autoatención que descarga automáticamente tus facturas electrónicas a XML.

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