Protegiendo tu negocio: cobranza y seguridad en el factoring

Hasta 2023, el Servicio de Impuestos Internos (SII) registraba más de 1 millón y medio de empresas operativas, un gran número para la economía del país. Dentro de todas estas empresas es probable que conozcas alguna que haya realizado factoring o que sepa de este servicio. 

Recuerda que el factoring, también entendido como el financiamiento para las empresas de sus cuentas por cobrar, es un proceso que requiere de distintos actores para concretarse.

Se trata de una empresa que busca adelantar sus pagos pendientes, la parte deudora de aquellos pagos y la entidad financiera que ofrece el servicio. De esta manera, las tres partes se relacionan entre sí: la empresa cede su factura a la entidad de factoring para que esta pueda adelantar el pago, y posteriormente, encargarse de la cobranza al deudor.

Por eso, si estás buscando realizar factoring o te estás familiarizando con el producto, es aconsejable que tomes en cuenta algunos aspectos que te ofrezcan seguridad y confianza dentro del funcionamiento de las empresas de factoring. Si bien, cada una de estas entidades tiene sus propios lineamientos, existen ciertas generalidades en sus operaciones que pueden garantizar un buen proceso.

La cobranza al deudor

Un factor fundamental para operar con una empresa de factoring es que esta sea eficiente en su sistema de cobranza al deudor, ya que, si la entidad no cumple con los plazos de cobro, estos días extra pueden afectarte directamente, tal como expresó el Gerente de Riesgos de Factoring Security, Alejandro Álamos: "El servicio de cobranza de un factoring es clave. Es importante que sean súper preocupados y no se atrasen en el cobro, ya que este atraso haría que el cliente deba pagar intereses"

Y es que, justamente, si la entidad de factoring sobrepasa el tiempo de cobro que indicaba la factura a plazo, ya sea por negligencia o cualquier otro motivo, el cliente en cuestión comenzará a deber una tasa mora que aumentará con el pasar de los días. 

Por ejemplo, imagina que estás realizando factoring con una entidad "X". A esta entidad le cedes una factura a plazo de 30 días para obtener efectivo rápido. En efecto, te entregan tu dinero de inmediato, sin embargo, al pasar los 30 días donde "X" debería hacerse cargo de gestionar la cobranza del dinero pendiente a tu deudor, la entidad no lo hace y los días van sumando. Por lo tanto, a partir del día 31 te exigirán que pagues un descuento de dinero que se conoce como tasa mora.

Por esto, es importante que consideres optar por una entidad de factoring que garantice un buen servicio de cobranza, pero ¿qué aspectos te pueden ayudar a determinar eso? 

Según Álamos, para ello es importante considerar: 

1. Que la entidad de factoring tenga un buen trato y comunicación con los deudores.
2. Que la empresa cuente con experiencia, respaldo o reconocimiento sobre su servicio.
3. Y que sea transparente y mantenga informado al cliente sobre el proceso de la factura: si está en proceso de cobranza, si está lista para el pago o si está en mora.

Automatización de datos

Otro ámbito esencial para considerar realizar factoring con una entidad financiera es tomar en cuenta la rapidez que te ofrecen en cada empresa para realizarlo. Aunque puedes agilizar el proceso al contar con los documentos necesarios, así como tu certificado digital, realmente cada empresa tiene sus propias modalidades y softwares para ofrecerte distintos niveles de rapidez.

Dentro del mercado de factoring existe mucha competencia, donde los procesos son rápidos sobre todo si cuentan con el uso de automatización de datos. Esta es una característica muy importante, ya que las compañías que prestan este servicio poseen una tremenda cantidad de datos que son almacenados en distintas fuentes. Por ello, es beneficioso optar por una empresa que utilice distintos lenguajes de programación para manipular estos datos.  

¿De qué te sirve conocer esto?

Según el Analista de Inteligencia de Factoring Security, Hernán Almonacid, en una empresa "contar con una cultura impulsada por datos permite tomar las mejores decisiones a base de evidencia, lo que además de fortalecer a la misma empresa, puede impactar de forma positiva e indirecta a los clientes, ya que así el servicio puede ofrecerle mayor rapidez en sus procesos".

Además, esta modalidad automatizada es compatible con el sistema electrónico de las cesiones de facturas del SII, lo que junto a la factura demuestra mayor seguridad.

Regulaciones sobre el factoring

Si bien, no existen leyes específicas para la realización de factoring, sí hay algunas regulaciones que se relacionan al proceso de la operación. Estas leyes cumplen el objetivo de garantizar ciertos aspectos. A continuación, podrás encontrar un amplio listado de leyes relacionadas al factoring y sus modificaciones, de las que no hay necesidad de conocerlas al revés y al derecho, pero las puedes tener presentes en caso de que necesites corroborar cualquier proceso:

• Ley 19983 sobre Mérito Ejecutivo promulgada en abril de 2005.
• Ley 21217 modifica la Ley 19.983 para limitar los acuerdos de plazos de pago excepcionales en empresas de menor tamaño.
• La ley 20393 modifica la Ley 19.983 para facilitar la factorización de facturas por pequeños y medianos empresarios.
• El Boletín 15716 modifica la Ley 19.983 para mejorar el pago a 30 días. Entre las principales modificaciones, se eliminan los acuerdos de plazos excepcionales y el Registro virtual que los contiene.
• Ley 21131 establece el pago del saldo de las facturas a treinta días (contados desde la recepción de la factura) para ventas y servicios.

A estas regulaciones se suma una ley muy importante para este tipo de empresas: la ley Fintech, que como cliente te permite recibir un servicio que facilita y automatiza todos tus procesos, a través de la combinación de finanzas (fin) y tecnología (tech).

Incluso, según el Gerente de Operaciones y Administración de Factoring Security, la ley Fintech "impone más regulación y transparencia a las empresas de Factoring, promoviendo la competencia y la adopción de nuevas tecnologías innovadoras. Esto permite mejorar la eficiencia y seguridad de operaciones, pero también requiere cumplir con nuevas normativas y proteger mejor a los consumidor".

Instrucciones relacionadas al factoring

Además, existen algunas instrucciones, o también conocidas como circulares del SII, de las que puedes haber escuchado o quieras conocer:

• Circular N° 4 del 11 de enero de 2017: Establece requisitos para efectos de hacer uso del crédito fiscal contenido en la factura electrónica por modificaciones establecidas a la Ley de Mérito Ejecutivo.
• Circular N° 56 del 27 de noviembre del 2013: Imparte instrucciones sobre cesión de créditos contenidos en una factura electrónica y establece procedimiento de anotaciones, correcciones o revocaciones de anotaciones en el Registro Público Electrónico de Transferencias de Créditos. Deroga Circular N° 23 de 2005 y Circular N° 27 de 2009.
• Circular N°27 del  08 de  mayo del 2009 : Modifica instrucciones contenidas en la Circular N°23, del 14 de Abril de 2005, en el sentido de dejar en carácter de opcional la inclusión en el archivo electrónico de cesión la imagen de la representación impresa del documento cedido.
• Resolución Exenta SII N°51 del 27 de mayo del 2005: Modifica Resolución Exenta SII N° 14, del 8 de Febrero Del 2005 sobre requisitos y características de documentos.
• Circular N°23 del 14 de abril del 2005: Define archivos electrónicos aplicables a la cesión traslaticia de dominio de créditos contenidos en una factura electrónica y la anotación de las cesiones en el registro público electrónico de transferencias de créditos.
• Decreto Supremo 93, publicado en el Diario Oficial el 13 de abril de 2005: Reglamento para la aplicación del Art. 9 de la ley 19.983.
• Resolución Exenta SII N°14 del 08 de febrero del 2005: Fija Nuevos Requisitos y Establece Nuevas Características Respecto de los Documentos que Indica.
• Resolución Exenta SII N°45 del 01 de septiembre del 2003: Establece normas y procedimientos de operación respecto de los documentos Tributarios Electrónicos