Cómo evitar el rechazo de tus facturas electrónicas

La emisión de facturas es un procedimiento que se ha simplificado con el paso de los años. Y es que, lo que en un principio se hacía en documentos de papel, hoy se realiza de forma electrónica y más rápida. Sin embargo, existen ciertos requisitos y detalles que son fundamentales para que la emisión no tenga inconvenientes. En este artículo te contamos todo al respecto.

Qué debe tener una factura 

La emisión de facturas es parte del día a día de los negocios, ya sea al contado o a plazo, que es lo más común. Estos documentos tributarios electrónicos son principalmente la garantía de las transacciones comerciales, además sirven para llevar un registro y control financiero, sin olvidar la acreditación que permiten frente al cumplimiento fiscal que efectúan las empresas.

Por eso, es importante que cuando una entidad emite o recibe estos documentos tenga el cuidado de revisar que los acuerdos tomados durante el negocio se mantengan y que cumpla con todos los requisitos indicados por la ley. Considerando estos datos y lo acordado en el negocio, se evita que la factura sea rechazada, es decir, que no sea aceptada formalmente por el comprador por alguna razón específica. Según indica el SII, la información que debe tener una factura es la siguiente:

Por qué se podría rechazar una factura

Existen diferentes motivos para que una factura sea rechazada por el receptor. A continuación, podrás encontrar los detalles que podrían provocar que esto suceda: 

• La información del documento es incorrecta o está incompleta.

Este caso se refiere a que si la descripción de los componentes requeridos de la factura no es fidedigna, el cliente podría rechazarla bajo esa premisa. Por ejemplo, si la fecha está mal indicada, datos diferentes de los precios unitarios y totales, entre otros. 

• Problemas formales en la factura.

Desde el punto de vista técnico, también podrían haber fallas en los formatos que establece el SII. Como por ejemplo, que exista duplicidad en el número de la factura, que la firma digital no sea válida, entre otros.

• Inconformidad sobre los productos y servicios. 

En el aspecto propio del negocio, el receptor podría rechazar la factura si no se respeta lo que se esperaba de la transacción. Por ejemplo, si los bienes o servicios no son recibidos o hay disconformidad sobre ellos, si el precio final no es el acordado o simplemente la factura indica una operación comercial que nunca se concretó. 

Cuál es el plazo legal para reclamar facturas

Ahora bien, en caso de que tu cliente o tu empresa quisiera rechazar una factura por los motivos antes mencionados existe un proceso legal para poder reclamarlo. Según la Ley 19.983, lo que se debe hacer en esta circunstancia es devolver la factura y guía de despacho, si corresponde, al momento de la entrega.

Otra opción es reclamar por su contenido dentro de los 8 días siguientes de su recepción (o en el plazo que las partes hayan acordado, que no podrá exceder los 30 días). Para ello, necesitas una carta certificada o cualquier otro medio fehaciente con la devolución de la factura y la guía de despacho. Recuerda que el reclamo se considerará desde la fecha de envío de su comunicación.

Y, para reclamar facturas electrónicas, el SII también acredita un plazo de 8 días a través del "Registro de Aceptación y Reclamo" dispuesto en su sitio web.

Qué hacer si rechazan una factura 

En contraparte, si alguna vez te rechazan una factura deberás seguir los pasos que señala el SII: 

• Si existiera un error en los montos, cantidades y/o referencias en la factura, debes generar una Nota de Crédito para Corregir Montos.
• Cuando existiera un error en el Giro o Dirección del Receptor del documento, debes generar una Nota de Crédito Electrónica para corregir Texto.

Y, en caso de que el cliente detectara un error diferente a los indicados, deberá anular el documento, generando una nota de crédito electrónica por anulación.

Cómo ceder una factura electrónica 

Más allá de la emisión y recepción de facturas, también existe la cesión de facturas. Se trata de la transferencia de los derechos de este documento electrónico a empresas de factoring, bancos u otras empresas con el objetivo de obtener liquidez. Básicamente, es la venta de las cuentas por cobrar de una empresa a un tercero que pueda financiarlas en vez de esperar el plazo de pago establecido por los clientes.

Ahora la pregunta es ¿cómo puedes concretar este proceso? 

Para ello, necesitas acceder al portal del Servicio de Impuestos Internos (SII) y desde tu cuenta podrás seleccionar los documentos y publicarlos en el sistema. De esta manera, tus documentos estarán disponibles al día siguiente para que otras empresas puedan visualizar tu información y datos de contacto.

En otras palabras, cuando se publican las facturas en la plataforma del SII existe la mirada del emisor, quien cede la factura, y del receptor, que puede ser un tercero, una empresa de factoring u otro interesado en comprar la factura.